الاتصال المؤسسي

هو تبادل المعلومات داخل المنظمة من خلال مجموعة من الممارسات التي تمكن الجمعية من تنظيم الاتصالات التنظيمية الخارجية والداخلية لتطوير والحفاظ على صورة العلامة التجارية للشركاء والجمهور”.

ويعرف على “أنه وظيفة إدارية توفر إطارا للتنسيق الفعال لجميع الاتصالات الداخلية والخارجية لبناء السمعة المؤسسية والهوية والحفاظ عليها مع أصحاب المصلحة والجمهور التي تعتمد عليها الجمعية

اهداف الاتصال المؤسسي :

  • تأسيس عمل منظم لنمو ونجاح الجمعية من خلال تنظيم هياكل الاتصال الداخلية الفعالة التي تسهل تبادل المعلومات حول المهمة والرؤية والهدف من الجمعية للموظفين

  • خلق سمعة إيجابية للجمعية أمام للجمهور والجهات الرسمية، من خلال توفير المعلومات في وسائل الإعلام المختلفة، والاجتماعات، والإنترنت، والتقارير السنوية

  • الاتصال الداخلي لتمكين الموظفين لمعرفة أداء الجمعية ومناقشة قضاياها كما أنه يحفز الموظفين على ممارسة التواصل لتعزيز والحفاظ على سمعة الجمعية

  • معرفة أداء الجمعية والأنشطة المستقبلية وإقناع الجمهور ببرامجها لإنشاء صورة إيجابية من خلال إعداد التقارير والرسائل والقصص للتأثير على تصور أصحاب المصلحة

  • تعزيز التماسك والتعاون بين جميع الأعضاء فإن التواصل المؤسسي يؤسس بيئة عمل صحية في المنظمة ويضمن أن العاملين والإدارة تعمل على تحقيق الأهداف المشتركة

هيكل إدارة الاتصال المؤسسي:

  • أفضل هيكل لقسم الاتصالات المؤسسية هو أن يرأس هيكل الاتصال المؤسسي المدير التنفيذي للجمعية. ومن المدير التنفيذي ، يتم تمرير جميع المعلومات رأسياً إلى مدير الاتصال المؤسسي بحيث تقوم إدارة الاتصال المؤسسي بإدارة التدفق الداخلي والخارجي للمعلومات لذا فأن مدير الاتصال هو المسؤول عن المعلومات الداخلية والخارجية.

العلاقات العامة أم الاتصال المؤسسي :

  • على الرغم من أن كثير من الجهات الحكومية تبنت تغيير مسمى العلاقات العامة إلى مسميات عدة توضح ان هناك خلل في تبني مفهوم الاتصال المؤسسي إما لعدم وضوحه او لحداثته فنجد قطاعات وجهات تبنت مسميات: الاتصال المؤسسي والتسويق، او الاتصال المؤسسي والعلاقات العامة، أ او الاعلام والاتصال المؤسسي ، الممارسة لا تختلف بين المفهومين في الهدف الرئيس وهو الحفاظ على السمعة وبناء العلاقات الخارجية والداخلية مع الجمهور، إلا أن الاتصال المؤسسي يوفر معلومات دقيقة حول الوضع الحالي للجمعية ، ويوفر نظرة ثاقبة للتوقعات، ويكون مظلة لجميع الاتصالات التسويقية والداخلية والخارجية.

الفرق بين الاتصال المؤسسي والتسويقي :

  • يهدف الاتصال المؤسسي بناء سمعة للجمعية وتطوير صورة إيجابية ، بينما في مجال الاتصال التسويقي، فإن الترويج لأنشطة الجمعية هو التركيز الرئيس.

  • الاتصال التسويقي يركز على مميزات الخدمة، بينما الاتصال المؤسسي يركز على هوية الجمعية بشكل عام.

  • الاتصال المؤسسي يستهدف جمهور الجمعية وأصحاب المصلحة، بينما يستهدف التسويقي العملاء لترويج الأنشطة

  • تهدف الاتصالات المؤسسية للتأثير على الرأي العام، بينما الاتصالات التسويقية مصممة للتأثير على المستفيدين الحاليين والمحتملين لخلق الطلب على الخدمات.

معوقات تسهم في عدم تفعيل الاتصال المؤسسي في كثيرا من المؤسسات الحكومية :

  • البيروقراطية الإدارية من أبرز المعوقات التي تواجه تفعيل الاتصال المؤسسي في الجهات الحكومية مما يمنع تكامل الأنشطة الاتصالية لتأسيس عمل موجه لنمو ونجاح المنظمة يتم تحقيق الهدف من خلال تبادل المعلومات بين الادارات المتنوعة لتنفيذ استراتيجية المنظمة ورؤيتها.

  • من الممارسات الخاطئة التي تفقد تطبيق الاتصال المؤسسي وتعزيز دوره حصره في التواصل الداخلي والاتصال التسويقي، وكذلك التفريق بين التسويق والاتصال، واعتبار الاتصال المؤسسي إدارة ليست استراتيجية لا تشارك في بناء استراتيجيات المنظمة، مما يضعف دور الاتصال المؤسسي الذي ينبغي أن يكون مظلة لجميع الاتصالات ويرتبط بالرئيس التنفيذي للجهة .

  • سعادة الموظفين وزيادة ولائهم للجمعية من أولويات الاتصال المؤسسي وذلك بتمكينهم من معرفة أداء الجمعية، ورسالتها، واستراتيجيتها لتعزيز الثقافة التنظيمية، ولا يقل التواصل الداخلي أهمية من الاتصال الخارجي بالأعلام وأصحاب المصلحة. حيث تطور مفهوم الموظف من مجرد موظف إلى أن أصبح سفيرا للعلامة التجارية.

  • سعادة الموظفين وزيادة ولائهم للجمعية من أولويات الاتصال المؤسسي وذلك بتمكينهم من معرفة أداء الجمعية، ورسالتها، واستراتيجيتها لتعزيز الثقافة التنظيمية، ولا يقل التواصل الداخلي أهمية من الاتصال الخارجي بالأعلام وأصحاب المصلحة. حيث تطور مفهوم الموظف من مجرد موظف إلى أن أصبح سفيرا للعلامة التجارية.

  • في ظل التعقيد في بيئات العمل تزيد قيمة التواصل، وتعاني كثيرا من المؤسسات من وجود خبراء الاتصال الذي يستطيعون إدارة الاتصال في جميع الاتجاهات، وصياغة استراتيجيات التواصل الهادف للحفاظ على هوية الجمعية وسمعتها وبناء الاتصال باتجاهين بين الجمعية وجمهورها.

  • لا يمكن تفعيل الاتصال المؤسسي دون تعزيز مبدأ الشفافية والافصاح لمعرفة أداء المؤسسة وأنشطتها المستقبلية لإقناع جمهورها برسالتها وأدائها، وتعزيز الصورة الإيجابية عن طريق إعداد التقارير والرسائل الإعلامية، وخلق القصص الملهمة للتأثير على تصور أصحاب المصلحة المتعددين، والراي العام.

ابرز مهام الاتصال المؤسسي :

  • التسويق لخدمات الجمعية.

  • التواصل مع الجهات ذات العلاقة، بكافة أشكال التواصل الرسمية والتمهيدية.

  • جلب الشراكات والتمهيد لها، وتهيئة مذكرات ومسودات للعرض.

  • متابعة المستجدات ذات العلاقة على الساحتين الاجتماعية والإعلامية وغير ذلك، والتوصية بالاستفادة منها والمشاركة فيها.

  • التحدث باسم الجمعية والتواصل مع وسائل الإعلام وفق التوجيهات.

  • تنسيق اللقاءات والتغطيات والمناشط الإعلامية ذات الصلة بالتنسيق مع الجهة المختصة .

  • تغطية أنشطة الجمعية وفعالياته المختلفة وتوثيقها وأرشفتها وصياغة أخبارها وكتابة التقارير والتوصيات بشأنها.

  • التواصل مع الجمهور والإجابة عن استفساراتهم في كافة الوسائل المباشرة وغير المباشرة.

  • الإشراف على خدمات الجمعية الإعلامية والتقنية فيما يخص المحتوى وتفعيلها بالتنسيق الإدارة التنفيذية.

  • الإشراف على تنظيم الفعاليات التي تقيمها الجمعية بالتعاون مع الإدارات الداخلية.

الاتصال المؤسسي:

  • وظيفة ادارية توفر اطارا للتنسيق الفعال لجميع الاتصالات الداخلية و الخارجية. بناء السمعة المؤسسية و الحفاظ عليها مع اصحاب المصلحة و الجمهور التي تعتمد عليها المنظمة و تندرج تحتها: العلاقات العامة, التسويق, الاتصال التسويقي, الاتصالات الداخلية و الخارجية, ادارة الازمات, المسئولية الاجتماعية, الاعلانات.

ادوار ادارة الاتصال المؤسسي :

  • بناء الهوية المؤسسية: تبنى السمعة بجودة الخدمات. وبناء الثقة مع الجمهور الداخلي والعملاء وتعزيز العلاقات الوثيقة مع اصحاب المصلحة وتتأثر الصورة الذهنية للجمعية بمدى انجازاتها واخفاقاتها واسهاماتها في خدمة المجتمع ونقل الصورة الحقيقية للإنجازات وشفافيتها مع الجمهور.

  • / الاتصال في الازمات: يعمل خبراء الاتصال في الجمعيات لإعداد الخطط المسبقة لإدارة الازمات والتنبؤ بحدوثها بهدف السيطرة عليها والتعامل الامثل من خلال الاستجابة السريعة.

  • / تعزيز الاتصال الداخلي: الموظفين هم السفراء الحقيقين للجمعية حيث يسهم الاتصال بالعاملين الرضا الوظيفي عن الجمعية وسياستها والتفاعل والاندماج مع برامجها

  • تعزيز الاتصال المجتمعي: بخلق مبادرات للمسئولية الاجتماعية المستدامة وخلق برامج ذات إثر ملموس في التنمية المستدامة تلبي احتياجات المجتمع والاستخدام الامثل للموارد

  • بناء العلاقة مع وسائل الاعلام: توثيق العلاقة مع وسائل الاعلام المتنوعة من خلال ابراز انجازات المنشأة وخدماتها.